Datenschutzordnung

„Verkehrs- und Verschönerungsverein Weissenthurm“

§ 1 Allgemeines

Der Verein verarbeitet personenbezogene Daten von Mitgliedern, sowohl automatisiert in EDV-Anlagen als auch nicht automatisiert in einem Datensystem, z.B. in Form von ausgedruckten Listen. Darüber hinaus werden personenbezogene Daten (z.B. Fotos von satzungsgemäßen Veranstaltungen) im Internet veröffentlicht und an Dritte weitergeleitet oder Dritten offengelegt. In allen Fällen ist die EU-Datenschutz-Grundverordnung, das Bundesdatenschutzgesetz und diese Datenschutzordnung durch alle Personen im Verein, die personenbezogene Daten verarbeiten, zu beachten. Die Verantwortlichen für die Datenverarbeitung entnehmen Sie bitte der beigefügten Anlage.

§ 2 Verarbeitung personenbezogener Daten der Mitglieder

1. Der Verein verarbeitet die Daten unterschiedlicher Kategorien von Personen. Für jede Kategorie von betroffenen Personen wird im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten ein Einzelblatt angelegt bzw. das Anmeldeformular hinterlegt.
2. Im Rahmen des Mitgliedschaftsverhältnisses verarbeitet der Verein insbesondere die folgenden Daten der Mitglieder: Geschlecht, Vorname, Nachname, Anschrift (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort), Datum des Vereinsbeitritts, Telefonnummern und E-Mail-Adressen, ggf. Funktion im Verein und bei vorliegender Einzugsermächtigung die zum Einzug der Mitgliedsbeiträge erforderlichen Daten.
3. Dabei erhalten die Beteiligten nur diejenigen Daten, die sie zur Erfüllung ihrer Aufgaben unbedingt benötigen.
4. Alle Beteiligten sind zur Verschwiegenheit verpflichtet.

§ 3 Datenverarbeitung im Rahmen der Öffentlichkeitarbeit

1. Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit über Vereinsaktivitäten werden personenbezogene Daten in Aushängen und in Internetauftritten veröffentlicht und ggf. an die Presse weitergegeben
2. Hierzu zählen insbesondere die Daten, die aus allgemein zugänglichen Quellen stammen: z.B. bezüglich Teilnehmer / -innen an satzungsgemäßen Veranstaltungen des Vereins.
3. Die Veröffentlichung von Fotos und Videos, die außerhalb öffentlicher Veranstaltungen gemacht wurden, erfolgt ausschließlich auf Grundlage einer Einwilligung der abgebildeten Personen.
4. Auf der Internetseite des Vereins werden Daten der Mitglieder des Vorstandes, mit Vorname, Nachname, Funktion, E-Mail-Adresse und Telefonnummer auf freiwilliger Basis mit Einverständnis der Betroffenen veröffentlicht.

§ 4 Zuständigkeiten für die Datenverarbeitung im Verein

Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben ist der Vorstand nach § 26 BGB. Funktional ist die Aufgabe dem/der stellvertretenden Vorsitzenden zugeordnet. Diese / dieser stellt sicher, dass Verzeichnisse der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO geführt und die Informationspflichten nach Art. 13 und 14 DSGVO erfüllt werden. Er/sie ist für die Beantwortung von Auskunftsverlangen von betroffen Personen zuständig.

§ 5 Verwendung und Herausgabe von Mitgliederdaten und-listen

1. Listen von Mitgliedern werden nur insofern zur Verfügung gestellt, wie es die jeweilige Aufgabenstellung erfordert. Beim Umfang der dabei verwendeten personenbezogenen Daten wird das Gebot der Datensparsamkeit beachtet.
2. Personenbezogene Daten von Mitgliedern dürfen an andere Vereinsmitglieder nur herausgegeben werden, wenn die Einwilligung der betroffenen Person vorliegt. Die Nutzung von Teilnehmerlisten, in die sich die Teilnehmer von Versammlungen und anderen Veranstaltungen zum Beispiel zum Nachweis der Anwesenheit eintragen, gilt nicht als eine Herausgabe.
3. Macht ein Mitglied glaubhaft, dass es eine Mitgliederliste zur Wahrnehmung satzungsgemäßer oder gesetzlicher Rechte benötigt (z.B. um die Einberufung einer Mitgliederversammlung im Rahmen des Minderheitenbegehrens zu beantragen), stellt der Vorstand eine Kopie der Mitgliederliste mit Vornamen, Nachnamen und Anschrift als Ausdruck oder als Datei zur Verfügung. Das Mitglied, welches das Minderheitenbegehren initiiert, hat vorher eine Versicherung abzugeben, dass diese Daten ausschließlich für diesen Zweck verwendet und nach der Verwendung vernichtet werden.

§ 6 Kommunikation per E-Mail

1. Für die Kommunikation per E-Mail richtet der Verein einen vereinseigenen

E-Mail-Account ein, der im Rahmen der vereinsinternen Kommunikation ausschließlich zu nutzen ist.

• Beim Versand von E-Mails an eine Vielzahl von Personen, die nicht in einem ständigen Kontakt per E-Mail untereinander stehen und/oder deren private

E-Mail-Accounts verwendet werden, sind die E-Mail-Adressen als bcc zu verwenden.

§ 7 Verpflichtung auf die Vertraulichkeit

Alle Mitglieder im Verein, die Umgang mit personenbezogenen Daten haben (z.B. Mitglieder des Vorstands), sind auf den vertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten verpflichtet.

§ 8 Datenschutzbeauftragter

Da im Verein weniger als 10 Personen mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind, hat der Verein keine Datenschutzbeauftragte / keinen Datenschutzbeauftragten zu benennen.

§ 9 Verstöße gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und diese Ordnung

1. Alle Mitglieder des Vereins dürfen nur im Rahmen ihrer jeweiligen Befugnisse Daten verarbeiten. Eine eigenmächtige Datenerhebung, -nutzung oder -weitergabe ist untersagt.
   1. Verstöße gegen allgemeine datenschutzrechtliche Vorgaben und insbesondere gegen diese Datenschutzordnung können mit Sanktionsmittel geahndet werden.

§ 10 Inkrafttreten

Diese Datenschutzordnung wurde durch den Gesamtvorstand des Vereins am 19.09.2019 beschlossen und tritt mit Veröffentlichung auf der Homepage des Vereins in Kraft. Vorhandene Formulare werden angepasst.